福建妇联
福建省妇女儿童发展基金会档案管理暂行办法
发布时间:2015-05-28 | 信息来源:福建省妇女儿童发展基金会 | 点击数:484

基金会档案是全面反映基金会各项工作的历史记录,也是实现今后决策科学化的重要依据。 根据《基金会管理条例》的要求,为使基金会的档案管理更加规范,省妇女儿童发展基金会(以下简称基金会)特修订本管理办法。

一、基金会设立兼职档案管理员一名。该管理员负责立卷、装订、归档、保管等职责。

二、档案管理员必须认真收集有关基金会工作所形成的文字材料、图片材料及报纸杂志的相关内容,年度结束后,所有资料应于次年三月底前全部分类立档。真实而全面地反映基金会的主要工作情况,以备今后考查其发展历史或查找有关数据。

三、基金会工作人员完成每项份内工作后,应及时将所有形成的相关文件、材料,交由档案管理员立卷归档。公文承办人员应保证经办文件的完整性(各种附件一律不准抽存),工作变动或离职时,应将经办的文件材料向接办人员交待清楚,不得擅自带走或销毁。

四、省妇联为基金会的主管单位。档案管理员应注意收集省妇联有关基金会工作所形成的各种文字材料、图片材料等。

五、会计负责基金会财务报表的制作、来往账簿登记及原始凭证的装订,并按要求年限妥善安全保管。

六、基金会立档分为三大类:

1、文书档案:基金会发文、重要会议材料、与基金会工作有关的单位来往文件、基金会工作所形成的计 划、总结、请示、批复、会议记录、统计报表、任免材料、资助款下拨单、受资助者登记表、资助者与受助者的结对卡(复印件),以及与有关单位签订的合同、协议书等相关文件材料以及电子文档。

2、图片、音像、实物档案:基金会的历史沿革、大事记及各类活动所形成的图片、照片以及音像材料等。

3、会计档案:按月装订的原始凭证、资金来往账簿、年度审计报告以及电子文档等。

七、根据国家档案局《关于文书档案保管期限的规定》,基金会所形成的档案保管期限除部分为“长期”外,其余均为“永久”性。

八、所有形成的档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,应会同相关人员和经办人共同拆封整理。

九、因工作需要调阅档案的,须填写《档案调阅申请单》,经秘书长批准后方可调阅。档案管理人员严格按照《档案调阅申请单》的内容,供调档人查阅。调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。

十、如遇档案管理员、会计人员工作变动,所管档案材料须办理交接手续,并由移交人、接收人、证明人签字或盖章。


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主办:福建省妇女联合会 承办:福建省妇女儿童发展基金会
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